Comment bien gérer sa boîte mail

Vous aussi, votre boîte mail déborde régulièrement de courrier, tant et si bien que vous avez l’impression qu’elle va exploser et votre cerveau avec ? Pas de panique, voici quelques trucs et astuces bien utiles pour mieux gérer sa boîte mail :

#1: dédiez des moments de la journée à la gestion de votre boîte mail

Pour éviter de vous faire distraire toutes les 5 minutes par un mail qui arrive, déterminez à l’avance un, deux ou trois moments de la journée spécialement dédiés à la lecture et au traitement des emails. Le nombre de moments dépend de la relation que votre travail entretient avec vos emails: si vous êtes secrétaire, il vous faudra sans doute 3 moments. Si vous êtes architecte, un seul devrait suffire.

Vous pensez fixer ce moment au tout début de votre journée de travail ? C’est tentant, pourtant commencer la journée avec autant d’informations à gérer peu être contreproductif. Pourquoi ne pas ouvrir votre boîte de réception vers midi, après avoir déjà effectué quelques tâches en toute tranquillité ?

#2: prioritisez, organisez et soyez au taquet

Commencez par traiter les emails les plus récents. Pourquoi ? Car les plus anciens n’étaient soit pas assez importants pour être traités en priorité, soit ils l’étaient et bien souvent vous aurez reçu une relance plus récente. Ensuite, procédez par ordre d’importance de la tâche ou de la demande:

1. Il y a des mails qui requièrent une réponse très simple, voire aucune réponse. C’est typiquement le cas des mails pour lesquels on vous a mis en copie pour votre information. Inutile de répondre « bien reçu » à ceux-là. Ensuite il y a les mails qui nécessitent un traitement de moins de 5 minutes (oui/non, je confirme etc.), répondez-y directement ! Cela va nettement diminuer la masse d’emails à lire.
2. Pour les plus importants ou nécessitant une action plus ardue, vous pouvez organiser les mails en dossiers ou en label. Mais attention, le mieux est parfois l’ennemi du bien: évitez de crouler sous les dossiers plutôt que sous les mails. Ainsi, plutôt que de rassembler vos courriels par thème, groupez-les selon l’action qu’ils demandent (voir la to-do liste), ou encore selon le temps qu’ils impliquent (urgent, court terme, moyen terme). Utilisez les appellations simples et contentez-vous de 5 dossiers maximum.
3. Enfin, dédiez des moments dans votre agenda aux tâches que demandent vos emails importants. Vous pouvez même, si c’est vraiment nécessaire, imprimer les emails qui regorgent d’infos. Comme ça, vous pouvez classer chaque email et éviter qu’il ne reste en non-lu (voir point suivant).

#3: éviter les mails qui restent en non-lus

Les mails restés en non-lus polluent votre cerveau, c’est prouvé. Un moyen rapide et efficace de s’en débarrasser est de les transformer en to-do liste. De nouveau, il existe des applications qui peuvent être particulièrement utiles. C’est le cas de Microsoft To-Do liste (pour Windows mail et Outlook) et des rappels chez Apple ou encore de Sortd (pour Gmail) qui transforment directement tous vos mails en to-do liste.

#4: faites régulièrement le tri

Saviez-vous que nous ne lisons qu’une petite partie des mails que l’on reçoit ? Alors, pourquoi ne pas réduire tous les autres ? A commencer par les newsletters que vous n’ouvrez même pas. Non seulement cela prend de la place inutile dans la boîte de réception (et également sur vos épaules), mais en plus cela fait chauffer des serveurs pour rien. Cela peut paraitre ardu de faire du tri dans autant de courrier électronique, mais voici quelques conseils qui vous encourageront à le faire :

• Faites une recherche par date dans votre boite mail afin d’éliminer tous les mails vieux de plus de 5 ans (par exemple). Ceux-là ont de grandes chances de ne plus être pertinents aujourd’hui. Regardez brièvement les résultats, les mails potentiellement importants vous sauteront au nez.
• De la même manière vous pouvez faire une recherche par adresse mail et éliminer tous les résultats liés à cette adresse. Par exemple, les chaînes d’amour et de chance que vous envoie votre (gentille mais irrationnelle) tante Joséphine.
• Enfin, il existe des outils spécialement conçus pour aider à nettoyer sa boite mail, en particulier les newsletters. C’est le cas de CleanFox, on vous laisse découvrir ce petit bijou. Et pour les newsletters qui vous tiennent à cœur, pourquoi ne pas leur consacrer un dossier ou un label ?

A noter que depuis la nouvelle réglementation GDPR (voir nos articles qui y sont consacrés ici et ici), il vous est désormais beaucoup plus facile qu’avant d’éviter de recevoir des newsletters indésirables. En effet, toute entreprise ou organisation est maintenant obligée d’avoir le consentement explicite de tout citoyen européen pour qu’il figure dans sa base de donnée. A l’inverse, tout citoyen européen peut quand bon lui semble et sans explication aucune, exiger d’être retiré de toute base de données.

Les bienfaits d’une boite mail bien gérée (et le secret pour que cela continue)

Une boite mail qui explose est chronophage, tandis que bien gérer sa boite mail permet de regagner en productivité ! Essayez de mettre en place une stratégie gagnante qui vous est propre, et de vous y tenir pendant au minimum un mois (on dit qu’il faut 21 jours pour que notre cerveau intègre une nouvelle habitude).

Gérer le problème à sa source: pensez à rédiger des objets très clairs à vos mails (et qu’ils suivent systématiquement le même modèle) pour mieux les retrouver, et réduisez le plus possible le nombre d’emails que vous recevez à votre travail. En plus des nettoyeurs de boite mail, il existe des outils collaboratifs qui peuvent (notamment via leur fonctionnalité chat) économiser un échange de 15 emails ! Si vous travaillez en équipe, utiliser des outils comme Slack, Trello ou encore Asana va à terme vous faire gagner un temps précieux !

Êtes-vous prêt à dompter votre boite mail ? On vous laisse devant ce défi avec quelques conseils de grands pro de l’email !